Tổng Quan Về Email Hosting

1. Email hosting là gì?

Email hosting Server là 1 dịch vụ thư điện tử chạy trên máy chủ riêng biệt mà tính bảo mật cao. Ngoài ra, email hosting cho phép bạn điều chỉnh số lượng tài khoản và cấu hình. Thông thường các doanh nghiệp và tổ chức sẽ sử dụng dịch vụ này để tăng tỉ lệ gửi email thành công và độ tin cậy.

email hosting

Dịch vụ lưu trữ email thường cung cấp email cao cấp thay vì email miễn phí được hỗ trợ quảng cáo hoặc webmail miễn phí . Do đó, dịch vụ lưu trữ email khác với các nhà cung cấp email người dùng cuối điển hình như các trang webmail. Họ phục vụ chủ yếu cho những người dùng email đòi hỏi và các doanh nghiệp vừa và nhỏ ( SME ), trong khi các doanh nghiệp lớn hơn thường điều hành dịch vụ lưu trữ email của riêng họ trên thiết bị của họ bằng phần mềm như Microsoft Exchange Server, IceWarp hoặc Postfix . Nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ có thể quản lý tên miền riêng của người dùng , bao gồm mọi xác thực email lược đồ mà chủ sở hữu tên miền muốn thực thi để truyền đạt ý nghĩa rằng việc sử dụng một tên miền cụ thể xác định và đủ điều kiện người gửi email.

Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email cung cấp các giải pháp email cao cấp tiên tiến được lưu trữ trên các nền tảng email tùy chỉnh chuyên dụng. Do đó, công nghệ và dịch vụ của các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email khác nhau có thể thay đổi theo các nhu cầu khác nhau. Email được cung cấp bởi hầu hết các công ty lưu trữ web thường là email và webmail dựa trên tiêu chuẩn POP3 dựa trên các ứng dụng webmail nguồn mở như Horde , RoundCube hoặc SquirrelMail . Hầu như tất cả các nhà cung cấp lưu trữ web cung cấp lưu trữ email tiêu chuẩn.

2. Lợi ích khi sử dụng email hosting

Dưới đây là những lợi ích mà email hosting mang lại cho người dùng:

Khả năng quản lý được nâng cao: tất cả email gửi đến nội bộ công ty hay thậm chí gửi cho khách hàng đều được quản lý chặt chẽ
Tính bảo mật cao: đường truyền email luôn liền mạch không bị gián đoạn, hạn chế những vấn đề gặp phải như spam, blacklist IP
Quản trị dễ dàng: điều chỉnh số lượng tài khoản email và cấu hình theo ý muốn
Tỷ lệ gửi email thành công cao
Độ nhận diện thương hiệu tăng cao
Khi thực hiện hành động gửi email cho khách hàng, email hosting luôn có độ tin cậy và chứng thực thông tin lớn
Đặc biệt hơn các dịch vụ mail khác là được dùng tên miền riêng

3. Những lưu ý khi dùng email hosting

a, Tận dụng những phần mềm miễn phí
Nếu bạn không có khả năng tài chính lớn thì cách tốt nhất chính là tìm những công cụ tạo mail miễn phí. Lúc trước, Microsoft và Google cung cấp 1 dịch vụ email tên miền miễn phí nhưng giờ đã không còn vậy nữa. Nhưng không vì điều này mà tiếc nuối vì vẫn còn những phần mềm tạo email tên miền miễn phí như Hotmail, Yandex, Zoho,… và cả trả phí nếu bạn có nhu cầu sử dụng tài khoản email và dung lượng nhiều hơn. Với Yandex có áp dụng cho tài khoản miễn phí hơn 1000 email/5 GB phù hợp cho những doanh nghiệp nhiều nhân viên. Bên cạnh, bạn muốn tăng số lượng tài khoản hay dung lượng nhiều hơn, bạn có thể bỏ ra một khoản chi phí để mua thêm.

b, Phổ biến các quy định rõ ràng
Khi sử dụng email hosting server cũng có nghĩa là bạn đang đại diện cho một tập thể chứ không phải đừng ở vai trò cá nhân. Nên bạn cần phổ biến những nội quy lưu ý cho tập thể đó để dùng email công ty như:

Những nhân viên đã nghỉ làm nên xoá tài khoản của họ để đề phòng những trường hợp xấu xảy ra.
Email công ty chỉ dùng cho có công việc liên quan đến công ty không được dùng vào bất cứ việc cá nhân nào tránh ảnh hưởng xấu đến công ty.
Các phòng bạn hay nhóm nhỏ hãy dùng địa chỉ email riêng để không gây nhầm lẫn công việc giữa các bộ phận cũng như thuận lợi cho việc hỗ trợ khách hàng tốt hơn.

c, Chú trọng bảo mật hệ thống
Hằng ngày, có rất nhiều email được gửi đi đã lên đến con số 205 tỷ email nhưng đa số chúng chỉ phục vụ mục đích marketing mà không mang ý nghĩa quan trọng nào hết. Bên cạnh đó có cả những thông tin nhạy cảm. Những nghiên cứu 2011 đã nói với chúng ta rằng thậm chí cả những người không có kiến thức về kỹ thuật cũng có khả năng hack email trong thời gian ngắn qua hướng dẫn trên internet. Nạn nhân của sự tấn công này thường nhắm vào các người giàu có, những chính trị gia và cả những doanh nghiệp lớn. Bạn có thể chịu những tổn thất như:

Hacker sử dụng email vào những mục đích xấu ví dụ như lừa đảo người khác.
Dữ liệu và thông tin cá nhân bị rao bán hoặc đăng tải công khai trên những diễn đàn công cộng.
Dữ liệu bị mất và đánh cắp
Tuy nhiên khi dùng email theo hệ thống là những dịch vụ email hosting thì bạn sẽ dễ dàng trong việc quản lý và kiểm tra.

d, Đặt tên email đúng cách
Sau đây là những lưu ý khi đặt tên cho email:

Tránh đặt tên nhạy cảm: bạn nên tránh sử dụng những tên dễ dàng gây nhầm lẫn, khó hiểu và khó nhớ.
Tránh gây nhầm lẫn với công ty khác: nếu email của bạn có tên gần giống với tên công ty mà khách hàng đã có một trải nghiệm xấu thì họ có xu hướng cao là không mở email thậm chí cho luôn vào hộp spam. Như vậy sẽ tạo bất lợi cho công ty bạn. Việc này không quá phổ biến nhưng cũng khá quan trọng nên hãy tìm hiểu kỹ lưỡng trước khi đặt tên.
Đặt tên website, blog, trên các mạng xã hội và kênh truyền thông khác cần theo một cấu trúc thống nhất. Đây cũng là một đặc tính quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu của công ty hay cá nhân. Chẳng hạn như: website có thể để lả minhhien.com.vn thì email công ty để là @minhhien.com.vn và những trang mạng xã hội cũng có cấu trúc này như: facebook.com/minhhien.com.vn, youtube.com/bminhhien.com.vn.
Đặt tên theo phòng ban hay hệ thống đều phải rõ ràng: việc này sẽ giúp hoạt động doanh nghiệp diễn ra hiệu quả tránh gây chồng chéo công việc giữa những phòng ban khác nhau. Bên cạnh đó, tên email nhân viên cũng nên thống nhất theo một quy tắc nhất định cũng để hạn chế trùng lặp.
Chọn tên ngắn gọn và ý nghĩa: Bạn cần chọn một tên email ngắn gọn để khách hàng dễ nhớ đến thương hiệu của bạn luôn. Cũng như nhìn vào rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn, dễ hiểu.

e, Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Bước quan trọng nhất là bạn cần thuê email hosting ở nơi cung cấp đáp ứng được những dịch vụ như:

Hỗ trợ chuyển dữ liệu cho khách hàng.
Tương thích cao với các dịch vụ email của Google, Webmail, Yahoo, Outlook…
Tương thích với nhiều thiết bị (PC, Mobile, Laptop).
Cung cấp giao diện quản lý trực quan, dễ sử dụng.
Bảo mật tối đa nhờ sử dụng hệ thống mail server chuyên dụng.
Bảo mật tối đa nhờ dùng hệ thống mail server chuyên dụng.
Tỉ lệ email hợp lệ vào inbox lên đến 99%.
Hạn chế tối đa tình trạng spam box, Blacklist IP.
Hỗ trợ mọi lúc mọi nơi 24/7 khi gặp phải những vấn đề xảy ra.