Tại sao cần lưu ý sắp xếp bố cục hồ sơ năng lực?
Nếu như Logo biểu tượng cho bộ mặt của thương hiệu, hồ sơ năng lực lại là một quyển sách giúp khách hàng có cái nhìn khách quan, rõ ràng về doanh nghiệp của bạn. Bởi hồ sơ năng lực đóng vai trò như một trợ lý bán hàng, cung cấp thông tin cần thiết về công ty của bạn mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, để có một bố cục hồ sơ năng lực chỉn chu, sắp xếp nội dung từng trang sao cho ưa nhìn, hợp lý, các bạn phải nắm rõ về nội dung từng trang trong thiết kế hồ sơ năng lực (profile).
Bố cục chung cho một quyển hồ sơ năng lực
Tùy quy mô của công ty mà một quyển hồ sơ sẽ có dung lượng phù hợp, từ 12 – 100 trang. Tuy nhiên, dù dài hay ngắn, bố cục hồ sơ năng lực về cơ bản cần đảm bảo nội dung như sau:
1. Trang bìa
Trang bìa đầu tiên trong bố cục hồ sơ năng lực thường có tên công ty đầy đủ, tên viết tắt, logo công ty và hình ảnh đặc trưng cho ngành nghề của doanh nghiệp. Trang bìa nên được trình bày một cách khoa học, ấn tượng, dễ nhìn, theo phong cách của quyển profile để thu hút khách hàng tìm hiểu.
Trang bìa (nguồn: hosonangluc.vn)
2. Mục lục
Ngay sau trang bìa là trang mục lục chứa tổng quát nội dung của tất cả các trang kèm theo số trang tương ứng. Nếu muốn tinh giản nội dung profile đến mức tối đa, bạn có thể lược bỏ trang này. Tuy nhiên, lời khuyên ở đây cho bạn là nên làm mục lục, bởi nó giúp ích rất nhiều cho khách hàng khi tìm hiểu bố cục hồ sơ năng lực.
3. Thư ngỏ
Trang này dùng để viết thông điệp của chủ tịch hoặc giám đốc công ty với khách hàng. Hoặc đơn giản chỉ là giới thiệu sơ qua về công ty cùng những hình ảnh liên quan đến nội dung. Bạn có thể viết thư ngỏ riêng hoặc tích hợp nội dung này với các phần khác.
Mục lục và thư ngỏ (nguồn: hosonangluc.vn)
4. Giới thiệu công ty
Giới thiệu công ty là phần tối quan trọng trong bố cục hồ sơ năng lực, bao gồm các mục:
- Tên công ty
- Ngành nghề hoạt động, dịch vụ cung cấp
- Slogan
- Địa chỉ
- Thông tin liên hệ (Email, Website, Hotline…)
Bạn có thể đính kèm một số hình ảnh trụ sở hoặc đội ngũ nhân viên trong công ty.
Giới thiệu công ty (nguồn: hosonangluc.vn)
5. Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Bao gồm các nội dung cơ bản sau đây (kèm các hình ảnh có liên quan):
- Tiền thân của công ty (nếu có)
- Năm thành lập và những mốc thời gian có bước ngoặt, ảnh hưởng lớn đến công ty
- Từng bước mở rộng, phát triển và đi lên của công ty
6. Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
Nếu muốn thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty với khách hàng, bố cục hồ sơ năng lực không thể thiếu sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
- Sứ mệnh: lý do tại sao công ty tồn tại, là trách nhiệm của công ty đến với khách hàng (riêng) và cả với nền kinh tế nước nhà (chung)
- Tầm nhìn và lộ trình phát triển: Là hướng phát triển và mục tiêu của công ty trong 5, 10, 15, 20,… năm nữa
- Giá trị cốt lõi: Là hệ thống các quy tắc mang tính nhân văn và lâu dài, ảnh hưởng đến văn hóa và phương hướng phát triển của công ty.
Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp (nguồn: hosonangluc.vn)
7. Cơ cấu tổ chức
Trang này sẽ nói về bộ máy hoạt động của công ty. Thông thường người ta thường miêu tả trang này bằng sơ đồ tổ chức, vừa giúp khách hàng dễ hiểu, dễ quan sát, vừa tăng thêm tính thẩm mỹ cho quyển hồ sơ năng lực của công ty bạn.
8. Đội ngũ lãnh đạo
Gồm những người đứng đầu, điều hành và trực tiếp chịu trách nhiệm với doanh nghiệp. Những thông tin cần đưa ra là hình ảnh, chức vụ cũng như nghiệp vụ chuyên môn của các nhà lãnh đạo.
9. Dịch vụ
Trang này bao gồm tất cả các dịch vụ của công ty bạn kèm theo hình ảnh minh họa để cho khách hàng dễ hình dung hơn về những gì công ty cung cấp, trong đó có sản phẩm họ cần hay không.
Sơ đồ tổ chức và các dịch vụ (nguồn: hosonangluc.vn)
10. Các dự án đã thực hiện
Một công ty có các dự án, các sản phẩm đã thực hiện mới có thể chứng minh năng lực của mình, rằng sứ mệnh của họ không phải lời nói suông. Vì vậy, trong bố cục hồ sơ năng lực, đây thường là phần chiếm nhiều trang nhất. Gồm một vài hoặc tất cả những dự án mà công ty bạn đã và đang thực hiện (có kèm theo hình ảnh và mô tả chi tiết về dự án).
Các dự án đã thực hiện (nguồn: hosonangluc.vn)
11. Trang áp chót
Trang này có thể đưa những thành tích mà doanh nghiệp của bạn đã đạt được hoặc danh sách các đối tác đã và đang hoạt động với công ty của bạn nhằm giúp nâng cao niềm tin của khách hàng đối với thương hiệu của mình.
12. Trang bìa sau
Thường bao gồm: Logo, địa chỉ liên hệ và các hình ảnh trang trí khác.
Trang bìa sau (nguồn: hosonangluc.vn)
13. Những nội dung khác
Đây là những nội dung không bắt buộc phải có trong bố cục hồ sơ năng lực, nhưng nếu có những phần này, profile của công ty bạn sẽ thêm phần chi tiết, thú vị, tăng sự uy tín trong mắt khách hàng:
- Quy trình làm việc
- Cam kết
- Điểm khác biệt
- “Luật chơi” riêng của công ty
Trên đây chỉ là bố cục chung của một profile. Đối với từng thương hiệu, từng ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh, nội dung và thứ tự các trang sẽ được cân nhắc thể hiện linh hoạt, khoa học để đảm bảo phù hợp với công ty và tạo ấn tượng về nội dung cũng như hình thức. Để có một hồ sơ năng lực hoàn hảo và phù hợp với công ty, bạn cần sự trợ giúp của một công ty thiết kế chuyên nghiệp.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ thiết kế profile trọn gói từ viết nội dung, thiết kế đồ họa đến in ấn. Nếu bạn muốn nhanh chóng sở hữu bộ tài liệu giới thiệu doanh nghiệp đảm bảo cho hoạt động chào hàng, đấu thầu hiệu quả, hãy liên hệ với chúng tôi ANDIN_JSC tại hotline 0865.782.772 (Ms.Ngọc).
Đọc thêm các bài viết của chúng tôi tại:
3 công cụ nhận diện thương hiệu cho doanh nghiệp
3 lưu ý quyết định chất lượng hồ sơ năng lực khi thuê ngoài