BÀI 4. TỔ CHỨC EMAIL

TOPIC A. Đánh dấu, phân loại Email bằng categories, flags, nhóm lệnh

Khi một Email được gửi tới bạn thì chúng được phân loại là một Email mới và được đánh dấu bởi 1 màu xanh. Bạn có thể thực hiện thao tác Unread/Read (trong tab Home) để đánh dấu một Email chưa được đọc hoặc đã đọc.

Phân loại Email bằng màu sắc (Categorize): Bạn có thể sử dụng màu sắc để phân loại Email theo các nhóm tự định nghĩa.

Phân loại Email bằng Flags (cờ) để theo dõi:

Các lựa chọn:

Today: Đánh dấu Email trong ngày
Tomorrow: Đánh dấu Email đến hết ngày mai
This week: Đánh dấu Email đến hết tuần
Next week: Đánh dấu Email đến hết tuần tiếp theo
No Date: Đánh dấu Email vĩnh viễn
Custom: Tùy biến thời gian đánh dấu Email
Add Reminder: Đặt lịch thông báo trước khi hết hạn đánh dấu
Mark Complete: Đánh dấu đã hoàn thành xong công việc liên quan tới Email được đánh dấu
Clear Flag: Bỏ cờ

TOPIC B. Tổ chức Email theo Folders

Folders mặc định: là các thư mục do Outlook tạo ra mà không thể xóa, di chuyển, đổi tên.

Folders cá nhân: Bạn có thể tạo Folders cá nhân trong Outlook để quản lý Email cũng như các thành phần khác trong Outlook thuận tiện hơn. Folders cá nhân được lưu trữ như một file .pst (Outlook Data files) và được lưu trữ trong máy tính, mặc định là C:\Documents\Outlook Files

THỰC HÀNH:

1. Tạo Folder "Lệnh sản xuất" và Folder con "LSX 111" bên trong.

2. Đặt lệnh cho Folder trên nhận tất cả Email có Subject chứa từ khóa "LSX 111" theo hướng dẫn sau:

B1. Trên thanh công cụ, chọn Home > Rules > Manage Rules & Alerts…

B2. Chọn New Rule…

B3: Chọn Move messages with specific words in the subject to a folder (Di chuyển Email đến 1 thư mục khác dựa trên cụm từ trong Subject), sau đó nhấn Next